La cultura de la urgencia:¿Cómo afecta nuestra productividad?

Es verdad que la cultura laboral actual nos empuja a responder rápidamente a las demandas inmediatas, lo que puede dejarnos sin tiempo para abordar los temas importantes.

Si pasas gran parte de tu día apagando fuegos, corrigiendo errores de última hora, respondiendo a correos electrónicos y atendiendo llamadas telefónicas, probablemente estás priorizando lo urgente en lugar de lo importante. Cuando estamos constantemente lidiando con tareas urgentes, estamos reaccionando en lugar de ser proactivos. Esto significa que estamos gastando toda nuestra energía en responder a demandas inmediatas en lugar de trabajar en proyectos relevantes que contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo.

Es muy normal que a los temas urgentes les demos prioridad, la razón es que recibimos una recompensa inmediata, es decir un resultado inmediato, y esto nos genera una satisfacción fugaz, y aunque muchas veces nos genera el reconocimiento inmediato de nuestros clientes internos o externos, a la larga no estamos generando un valor agregado ni generando un cambio en la organización, y como estos profesionales ya hay muchos, mejor diferenciarnos y priorizar lo importante.

¿Cómo podemos hacerlo? Te comparto 5 recomendaciones que me han ayudado a mantener mi foco en los objetivos a largo plazo.

1. En primer lugar, es importante tener una comprensión clara de nuestros objetivos a largo plazo. Aunque parece obvio, si sabemos lo que es fundamental, podemos tomar decisiones informadas sobre qué tareas son realmente urgentes y cuáles podemos posponer.

   
   

2. Los objetivos tienen iniciativas claves, tareas, etc., estos deben estar agendados previamente en tu calendario, de tal manera que cada mañana ya tenemos una ruta clara por donde arrancar, y no damos paso a distracciones o a responder todos los urgentes a primera hora.

   
   

3. Maneja una herramienta de tareas, y crea tu propio cuadrante de urgente e importante (Matriz de Eisenhower). Ayudará mucho a delegar, agendar y revisar las tareas que ingresan.

   
   

4. Tener un horario establecido para responder correos electrónicos es fundamental para mantener el foco en lo importante. 

   
   

5. Es fundamental establecer límites saludables con el uso de WhatsApp o aplicativos similares dentro de tu equipo de trabajo, en todas las direcciones, líderes, pares, clientes, etc. De esta manera, podemos enfocarnos en lo que realmente importa y mantener una perspectiva clara en nuestras prioridades, no todos los mensajes que recibimos necesitan una respuesta inmediata. 

Si queremos ser más efectivos en nuestro trabajo y alcanzar nuestros objetivos a largo plazo, debemos aprender a priorizar lo importante sobre lo urgente y establecer límites saludables. Solo entonces podremos agregar valor en una organización y dejar huella.